Как рассчитать калькуляцию

Слово «калькуляция» для человека, далёкого от экономики, звучит довольно серьёзно.

Калькуляционные статьи, прямые и косвенные расходы, распределение накладных, нормы расхода...

На самом деле сама идея очень простая.

Калькуляция нужна для того, чтобы ответить на один главный вопрос: во сколько нам обходится производство одной единицы продукции?

Например, предприятие производит стулья.

Один стул продаётся за 100 рублей.

А сколько он реально стоит предприятию?

50 рублей?

70?

90?

И сколько из этих затрат действительно увеличивается при производстве каждого нового стула, а сколько предприятие будет нести даже тогда, когда стульев сегодня вообще не произведёт?

Вот для ответа на эти вопросы и нужна калькуляция.

Начнём с самого простого

Представим небольшое производство, которое за месяц изготовило 100 стульев.

Для производства понадобились:

• древесина;
• лак и клей;
• электричество;
• заработная плата рабочих;
• зарплата мастера;
• аренда помещения;
• ремонт оборудования;
• амортизация станков;
• бухгалтерия;
• транспорт и другие расходы.

Можно просто сложить всё это.

Допустим, получилось:

10 000 рублей расходов за месяц.

Если предприятие изготовило 100 стульев, возникает очень простой вопрос:

10 000 / 100 = 100 рублей на один стул.

Кажется, что калькуляция готова.

Но здесь мы уже попали в первую ловушку.

Потому что не все 10 000 рублей одинаково связаны с производством этих 100 стульев.

Почему просто поделить все расходы нельзя

Представим, что завтра производство выпустило не 100, а 200 стульев.

Древесины понадобится примерно в два раза больше.

Клея и лака — тоже.

Рабочий-сдельщик, скорее всего, получит больше, потому что сделал больше продукции.

Электроэнергии, связанной непосредственно с работой станков, тоже потребуется больше.

А вот зарплата бухгалтера от количества изготовленных стульев практически не изменится.

Аренда помещения тоже останется прежней.

Мастер цеха может получить ту же зарплату.

Амортизация оборудования за месяц тоже не станет в два раза больше только потому, что мы выпустили в два раза больше продукции.

Получается интересная вещь.

Одни затраты идут вслед за продукцией, а другие существуют независимо от её количества.

Именно поэтому при расчёте калькуляции затраты сначала необходимо правильно разложить.

Шаг 1. Определяем, что именно мы калькулируем

Это кажется очевидным, но именно отсюда всё начинается.

Например:

Калькуляция одного стула.

Или:

• 1 тонны цемента;
• 1 кг печенья;
• 1 метра ткани;
• 1 услуги;
• 1 часа работы станка;
• 1 ремонта автомобиля.

То есть сначала определяем единицу калькулирования.

Пока мы не знаем, стоимость чего именно хотим получить, никакой калькуляции ещё нет.

Шаг 2. Считаем прямые затраты

Теперь посмотрим, что непосредственно требуется для изготовления одного стула.

Допустим:

Древесина — 30 руб.

Клей и лак — 5 руб.

Электроэнергия станка — 3 руб.

Заработная плата рабочего — 12 руб.

Получаем:

30 + 5 + 3 + 12 = 50 руб.

Это уже очень важная цифра.

50 рублей — прямые затраты на производство одного стула.

Почему прямые?

Потому что мы можем достаточно легко сказать:

вот эта древесина пошла на этот стул;

вот столько рабочего времени потребовалось для его изготовления;

вот столько электроэнергии потребил технологический процесс.

То есть мы можем непосредственно связать затраты с конкретным изделием.

Шаг 3. Но предприятие не состоит только из станка и рабочего

Вот здесь начинается самое интересное.

Чтобы изготовить стул, предприятию нужно не только купить древесину и заплатить рабочему.

Нужно ещё:

• содержать помещение;
• платить мастеру;
• ремонтировать оборудование;
• освещать цех;
• отапливать его;
• содержать администрацию;
• платить бухгалтеру;
• пользоваться банковскими услугами;
• платить за связь;
• обслуживать оборудование.

Но как определить, сколько из этих расходов приходится именно на один стул?

Например, бухгалтер получает 2 000 рублей в месяц.

Какую часть его зарплаты должен «заплатить» один конкретный стул?

На первый взгляд вопрос кажется странным.

Но именно этим и занимается калькулирование.

Шаг 4. Распределяем общие расходы

Допустим, за месяц предприятие понесло 5 000 рублей накладных расходов.

Они связаны не с одним конкретным стулом, а со всей производственной деятельностью.

Предприятие за месяц изготовило:

100 стульев.

Если в нашем очень простом примере принять количество продукции за базу распределения, получим:

5 000 / 100 = 50 рублей на один стул.

Теперь можно собрать калькуляцию.

Прямые затраты:

50 руб.

Распределённые накладные расходы:

50 руб.

Итого:

100 рублей на один стул.

Вот мы и получили калькуляцию.

Но здесь есть важный нюанс

Не следует воспринимать формулу:

Все расходы предприятия / количество продукции = себестоимость единицы

как универсальное правило.

Она работает только в очень простом случае, когда вся продукция примерно одинаковая.

А теперь представим, что предприятие выпускает одновременно:

• простой стул;
• кресло;
• большой обеденный стол.

Их производство совершенно разное.

Для одного требуется больше древесины.

Для другого — больше рабочего времени.

Третий требует больше работы оборудования.

Поэтому просто взять все накладные расходы и поделить их поровну между всеми изделиями будет несправедливо.

Здесь появляется база распределения

Чтобы распределить общие расходы между разными продуктами, нужно выбрать базу распределения.

Проще говоря:

по какому признаку мы будем определять, какая часть общих расходов относится на каждый продукт?

Например, можно распределять расходы пропорционально:

• объёму выпуска;
• прямым затратам;
• заработной плате основных рабочих;
• трудоёмкости;
• машинному времени;
• стоимости сырья;
• нормируемым энергозатратам.

Выбор базы зависит от характера производства.

Главный принцип здесь очень простой:

расходы должны распределяться настолько справедливо, насколько это возможно с точки зрения экономической связи с продуктом.

Простой пример распределения

Допустим, предприятие производит два изделия:

Стул и стол.

За месяц накладные расходы составили:

10 000 рублей.

При этом прямые затраты:

• стулья — 20 000 руб.;
• столы — 30 000 руб.

Всего:

50 000 рублей.

Стулья сформировали:

20 000 / 50 000 = 40%

всех прямых затрат.

Столы — соответственно:

60%.

Тогда накладные расходы можно распределить:

Стульям:

10 000 × 40% = 4 000 руб.

Столам:

10 000 × 60% = 6 000 руб.

Вот это и есть распределение затрат.

Никакой магии.

Это обычная пропорция.

Шаг 5. Получаем калькуляцию единицы продукции

Теперь представим, что за месяц произведено:

100 стульев.

Прямые затраты на них составили:

20 000 рублей.

Распределённые накладные расходы:

4 000 рублей.

Общие затраты на производство стульев:

24 000 рублей.

Тогда калькуляция одного стула:

24 000 / 100 = 240 рублей.

Получаем:

240 рублей — калькуляционная себестоимость одного стула в нашем примере.

А теперь самое главное

Допустим, стул продаётся за 300 рублей.

Получается:

300 − 240 = 60 рублей.

На первый взгляд кажется:

Отлично! Зарабатываем 60 рублей с каждого стула.

Но экономист на этом расчёт не закончит.

Потому что в этих 240 рублях есть разные по своей природе затраты.

Например, если из них:

200 рублей — переменные затраты,
а 40 рублей — постоянные и распределённые расходы,

то при принятии решения о дополнительном выпуске ещё 100 стульев экономика будет выглядеть совершенно иначе.

Именно поэтому калькуляция нужна не только для того, чтобы узнать себестоимость.

Она нужна для принятия решений.

Что произойдёт, если мы увеличим выпуск?

Представим, что предприятие уже содержит цех, оборудование, мастера и администрацию.

То есть значительная часть постоянных расходов уже существует.

Производим 100 стульев — эти расходы есть.

Производим 200 — они могут почти не измениться.

Получается, что при увеличении объёма выпуска постоянные расходы начинают распределяться на большее количество продукции.

Например:

При 100 стульях:

5 000 руб. постоянных расходов / 100 = 50 руб. на стул.

При 200 стульях:

5 000 / 200 = 25 руб. на стул.

Само оборудование, помещение и бухгалтер не стали в два раза дешевле.

Просто теперь их стоимость распределяется на большее количество продукции.

Именно поэтому объём производства имеет огромное значение для себестоимости единицы продукции.

А если выпуск уменьшится?

Всё произойдёт наоборот.

При 50 стульях:

5 000 / 50 = 100 рублей постоянных расходов на один стул.

Получается:

• 200 стульев → 25 руб. постоянных расходов на единицу;
• 100 стульев → 50 руб.;
• 50 стульев → 100 руб.

Вот почему нельзя смотреть на себестоимость одной единицы продукции в отрыве от объёма производства.

Из чего в итоге складывается калькуляция?

Если сильно упростить, то логика выглядит так:

Калькуляция = прямые затраты + распределённая часть общих расходов.

А прямые затраты, в свою очередь, могут включать:

сырьё + материалы + энергия + прямой труд + другие непосредственно относимые расходы.

Общие расходы — это уже то, что обеспечивает работу производства в целом:

управление + содержание помещений + обслуживание + амортизация + ремонт + прочие расходы.

В зависимости от конкретного предприятия состав калькуляционных статей будет разным.

А где здесь нормы расхода?

Вот здесь калькуляция соединяется с планированием.

Допустим, для изготовления одного стула требуется:

5 кг древесины.

Цена древесины:

4 руб. за кг.

Тогда стоимость древесины в калькуляции:

5 × 4 = 20 рублей.

Если требуется 0,5 часа работы станка, а стоимость часа работы составляет 10 рублей:

0,5 × 10 = 5 рублей.

Если рабочему установлена сдельная расценка 15 рублей за один стул:

труд = 15 рублей.

И так постепенно собирается стоимость производства одной единицы.

Поэтому нормирование сырья, энергии и труда — это фактически фундамент плановой калькуляции.

Чем точнее нормы, цены ресурсов и объём производства, тем точнее будет рассчитана будущая себестоимость.

Фактическая и плановая калькуляция

Здесь есть ещё одно важное различие.

Плановая калькуляция отвечает на вопрос:

Во сколько нам должна обойтись продукция при запланированных условиях?

Мы берём:

• плановый объём;
• нормы расхода;
• цены сырья;
• стоимость энергии;
• трудовые расценки;
• плановые накладные расходы.

И рассчитываем ожидаемую себестоимость.

Фактическая калькуляция отвечает уже на другой вопрос:

Во сколько продукция реально обошлась?

После окончания периода мы смотрим:

сколько реально потратили сырья, сколько энергии, сколько заплатили работникам, какие расходы понесли и сколько продукции фактически произвели.

И сравниваем:

план → факт.

И вот здесь калькуляция становится инструментом управления

Предположим, планировали себестоимость стула:

240 рублей.

Фактически получили:

270 рублей.

Просто констатировать:

«Себестоимость выросла на 30 рублей»

— практически бесполезно.

Нужно задать следующий вопрос:

Почему?

Например:

• древесина подорожала на 10 руб.;
• расход древесины увеличился на 5 руб.;
• энергия подорожала на 3 руб.;
• выросла заработная плата на 4 руб.;
• объём производства оказался ниже плана, поэтому на единицу пришлось больше постоянных расходов — ещё 8 руб.

И вот теперь мы уже понимаем экономику процесса.

Получается:

270 − 240 = +30 рублей отклонения.

И эти 30 рублей можно разложить по причинам.

Вот в этом и заключается настоящая ценность калькуляции.

Калькуляция — это не просто таблица

Можно сделать красивую таблицу из двадцати строк и получить цифру себестоимости.

Но если непонятно:

почему эта сумма относится именно к этому продукту,

то такая калькуляция мало что даёт для управления.

Хорошая калькуляция должна позволять ответить хотя бы на несколько вопросов:

• Сколько ресурсов требуется на единицу продукции?
• Какие затраты растут вместе с объёмом производства?
• Какие расходы предприятие несёт независимо от объёма выпуска?
• Какая часть общих расходов приходится на конкретный продукт?
• Что произошло с себестоимостью по сравнению с планом?
• За счёт чего изменилась себестоимость?

И самое главное:

имеет ли смысл вообще производить этот продукт при существующей цене?

Поэтому правильная калькуляция начинается не с деления

Если свести весь расчёт к нескольким действиям, получится следующая логика:

• Определяем продукт и единицу калькулирования.
• Определяем нормы расхода ресурсов на эту единицу.
• Определяем цены ресурсов.
• Рассчитываем прямые затраты.
• Собираем расходы, которые нельзя напрямую отнести к одному продукту.
• Выбираем обоснованную базу их распределения.
• Распределяем общие расходы между продуктами.
• Получаем общие затраты по каждому виду продукции.
• Делим затраты конкретного продукта на его объём выпуска.

И получаем:

калькуляционную себестоимость единицы продукции.

Самая простая формула

Если совсем коротко, то:

Себестоимость единицы =

(прямые затраты на продукт + распределённые косвенные расходы) / количество произведённой продукции.

Но важно помнить:

главная сложность находится не в делении.

Главная сложность — правильно определить:

какие затраты относятся к продукту напрямую, а какие необходимо распределить.

И ещё важнее — как именно их распределить.

Потому что от этого в конечном итоге зависит не только цифра себестоимости, но и вывод о том, какой продукт выгодно производить, какой приносит больше результата, где возникают потери и за счёт чего предприятие может улучшить свою экономику.

Именно поэтому калькуляция — это не просто расчёт себестоимости.

Это способ увидеть, из чего на самом деле складывается экономика продукта.